كيفية التخطيط لحدث عشاء: قائمة التحقق النهائية
تخطيط الحفلات
أنا أستمتع بمساعدة الناس في التخطيط والاستعداد لأحداثهم وحفلاتهم الكبرى.
مع الإعداد المناسب ، يمكن أن يكون حدث جمع التبرعات الخاص بك نجاحًا ساحقًا.
بيكي فانتهام عبر Unsplash ؛ كانفا
ما هو حفل العشاء؟
عادة ما يكون حفل العشاء حفلًا شبه رسمي للبالغين يتميز بالعشاء والرقص ومزاد أو يانصيب. عادة ، يتم تنظيم حفل من قبل منظمة - غالبًا ما تكون غير ربحية - بغرض إطعام وترفيه المتبرعين والناخبين وجمع الأموال لمنظمتهم في بيئة اجتماعية.
في عالم مثالي ، سيكون التخطيط لجمع التبرعات أو حفل العشاء أمرًا سهلاً. سيدفع الرعاة السخيون جميع طعامك وترفيهك وأماكن إقامتك ، بينما سيكون ضيوفك أكثر من متحمسين للمزايدة على سلع المزاد والتبرع لقضيتك. لسوء الحظ ، فإن التخطيط لحدث احتفالي في العالم الحقيقي ينطوي على قدر كبير من التحضير. للتخطيط لحفل عشاء مثالي ، ستحتاج إلى البحث عن رعاية ومتطوعين ، وإنشاء موضوع ودعوات ، وحجز الطعام والترفيه. تنفيذ هذه الخطوات بشكل فعال يمكن أن يصنع العجائب. توضح هذه المقالة بعض الخطوات والضرورات الهامة التي تعتبر حاسمة للتخطيط المناسب للاحتفال.
قائمة مراجعة التخطيط الاحتفالية المكونة من 12 خطوة
- حدد الغرض الخاص بك
- تحليل التكاليف
- تحديد سعر التذكرة
- اختر طرق جمع التبرعات الخاصة بك
- الحصول على رعاية
- اختر مكانًا
- حدد ما سيكون موضوعك
- تحضير الطعام والشراب
- صمم دعواتك
- خطة الأنشطة والترفيه كتاب
- تزيين المكان الخاص بك
- ابحث عن متطوعين
1. حدد الغرض الخاص بك
إن معرفة ما تهدف إلى تحقيقه من خلال الحدث الخاص بك سيساعدك أنت وفريقك على التخطيط وفقًا لذلك. يمكن أن تكون تكلفة التخطيط لحفل جمع التبرعات مرتفعة للغاية ، لذلك سيكون من المهم حشد الدعم لقضيتك وإثارة الاهتمام داخل المجتمع.
يجب أن تكون الخطوة الأولى في عملية التخطيط هي تحديد هدف لمؤسستك ، وتحديد من / ما الذي سيستفيد من جمع التبرعات ، وتحديد ما يمكن للضيوف توقع دعمه من خلال عروض المزاد والتبرعات الخاصة بهم.
قبل حجز مكان ومكان ترفيه ، ستحتاج إلى تحديد الغرض من الحدث الخاص بك وإنشاء ميزانية.
2. تحليل التكاليف
قبل أن تبدأ عملية التخطيط حقًا ، يجب على مؤسستك تحديد مقدار الأموال الأولية المتاحة. سيختلف الجدول الزمني لتخطيط الحفل اعتمادًا على الحدث ، ولكن الرسوم المشتركة تشمل الطعام والمشروبات وتأجير المكان والإعلان ومعدات الصوت والصورة وعناصر المزاد والنفقات الأخرى.
يعد تتبع مقدار الأموال التي تنفقها والمبلغ الذي ستحتاج إليه لتحقيق الربح عنصرًا أساسيًا لإنشاء ميزانية دقيقة. بعد كل شيء ، الغرض من الحفل هو جمع الأموال - وليس إنفاقها! ومع ذلك ، سيتعين عليك بالطبع إنفاق مبلغ كبير مقدمًا للتخطيط لحدث جمع التبرعات الخاص بك وإقامته. إذا سارت الأمور على ما يرام ، فسوف تغطي تكاليفك وسيكون لديك الكثير من الأموال المتبقية لقضيتك.
3. تحديد سعر التذكرة
بمجرد تحديد عدد الضيوف الذين تريد حضورهم ، حدد سعرًا لكل تذكرة. يجب مراعاة موقع وقائمة وتكلفة الحدث عند تحديد سعر الدخول. بالإضافة إلى التذاكر العادية ، تأكد من تقديم عدد محدود من تصاريح VIP المتاحة بسعر أعلى لتقديم امتيازات خاصة للحضور من كبار الشخصيات خلال الحدث. يعد بيع التذاكر طريقة رائعة لجمع أموال إضافية لقضيتك.
4. اختر طرق جمع التبرعات الخاصة بك
يدور التخطيط لحدث احتفالي في المقام الأول حول جمع الأموال ، لذلك ضع في اعتبارك مجموعة متنوعة من طرق جمع التبرعات. سيسعد مؤيدو مؤسستك بالتبرع بالمال ، ولكن من المفيد أيضًا تنفيذ أنشطة أخرى يمكن للضيوف المشاركة فيها. تتضمن بعض طرق جمع الأموال الإضافية إجراء يانصيب أو مزاد صامت ، وبيع المرطبات ، وبيع فرص الإعلان ، وتقسيم المبيعات مع الشركات الداعمة. تأكد من التفكير في أكبر عدد ممكن من الأفكار من أجل جمع الأموال للمؤسسة أو التسبب في دعم حفل العشاء الخاص بك.
5. الحصول على رعاية
ما لم يكن لدى مؤسستك مبلغ هائل من الأموال الأولية ، فمن المحتمل أن يتطلب حدثك دعم الرعاة. من خلال تقديم إعلانات وامتيازات أخرى لأنشطة تجارية معينة ، قد تتمكن من الحصول على العناصر الضرورية بسعر مناسب.
سيطلب منك الاتصال بالجهات الراعية استخدام كل جزء من شبكتك الحالية ، وتكوين علاقات تجارية طويلة الأمد ، وإقامة تعايش مع المنظمات المشاركة. قد تكون المطاعم المحلية قادرة على منحك مكانًا رخيصًا أو مجانيًا لإقامة الحدث الخاص بك وتزويد ضيوفك بالطعام والمشروبات. يمكن أيضًا رعاية الترفيه سواء في شكل فنانين محليين يؤدون بسعر مخفض أو أعمال أكبر يدفع ثمنها الرعاة. إذا كنت تخطط لجدولة الأنشطة مثل السحب أو المزاد ، فقد يتمكن الرعاة أيضًا من التبرع بجوائز لحدثك.
يجب أن يعتمد المكان الذي تختاره على عدد الضيوف الذين تدعوهم وموضوعك وأنواع الترفيه التي تخطط لعرضها.
6. اختر مكانًا
سيلعب المكان الخاص بك دورًا كبيرًا في عملية التخطيط الخاصة بك ، لذلك من المهم أن تبحث عن الخيارات بدقة وتختار مكانًا جيدًا يمكنه استيعاب الحد الأقصى من الحضور بشكل مريح ، بما في ذلك موفرو الترفيه والوجبات.
يجب أن تكون البيئة أنيقة وتسمح للناس بالاختلاط الاجتماعي بحرية. إذا تم التبرع بالمكان الخاص بك ، فقد يستغرق الأمر بعض التخطيط ليناسب احتياجاتك ، لذا فكر جيدًا في أي تعديلات قد تحتاج إلى إجرائها قبل التزيين. يجب أن تتطابق ديكوراتك مع ما يرتديه الضيوف وموضوعك.
7. تحديد ما سيكون موضوعك
يوفر موضوع إبداعي لحدث الحفل الخاص بك جوًا فريدًا لضيوفك. سواء كان ذلك في برودواي ، أو العصور الوسطى ، أو حفلة تنكرية ، أو عيد الميلاد ، أو بحري ، أو أي شيء آخر ، يمكن للموضوع أن يساعد في اختيار قائمتك ، والديكورات ، والأنشطة المخطط لها ، وقواعد اللباس.
عند التخطيط لحدث ذي موضوع معين ، من المهم التأكد من أن الزخارف والقطع المركزية ووسائل الترفيه الخاصة بك تتناسب بشكل صحيح. في بعض الحالات ، قد يكون من الضروري الاتصال بمنظمة على دراية بالأحداث ذات الطابع الخاص لضمان العرض التقديمي الصحيح.
تأكد من توفير مجموعة متنوعة من الأطباق لضيوفك ، حيث من المحتمل أن يكون بعض الحاضرين نباتيين أو نباتيين أو غلوتين أو لا يتحمل اللاكتوز ، إلخ.
8. تحضير الطعام والشراب
تسوق واتصل بالعديد من خدمات تقديم الطعام والمطاعم والمؤسسات الأخرى لمعرفة ما إذا كانت قادرة على استيعاب ضيوفك. ضع في اعتبارك ما إذا كنت تريد أن يكون لديك شريط نقدي أو شريط مفتوح ، وقم بإعداد قائمة تحتوي على خيارات نباتية وخالية من الغلوتين.
يجب أن تكون قائمتك متنوعة ، وسيعتمد ما تقدمه في حفل العشاء على طبيعة الحدث ، والموضوع الذي اخترته ، وميزانية مؤسستك. قد ترغب أيضًا في التفكير في تخصيص أواني الشرب الخاصة بك لإحداث انطباع خاص إضافي على زبائنك.
9. تصميم الدعوات الخاصة بك
ستكون دعوتك هي أول ما يراه الضيوف المحتملون ، لذا فإن إنشاء واحدة لا تُنسى يعد خطوة مهمة في التخطيط لحدثك. تتطلب صياغة دعوة جيدة معلومات دقيقة وعرضًا يلفت الانتباه.
قم بتضمين معلومات مثل التاريخ والوقت والموقع والشكلية بالإضافة إلى التفاصيل المهمة مثل من سيستفيد من الحدث والموضوع المختار والأنشطة المخطط لها. ال فن كتابة الدعوات يسمح لك بأن تكون مبدعًا ، ولكن من المهم أيضًا أن تعكس نغمتك شكليات الحدث.
10. خطة الأنشطة والترفيه الكتاب
يدور التخطيط لحفل عشاء ناجح حول حجز وسائل الترفيه المناسبة والأنشطة المصممة لجمع الأموال. اتصل بالأماكن المحلية واستفسر عن العروض الحية الممكنة وكذلك العناصر التي يمكن التبرع بها لسحب أو مزاد صامت. تأكد من العثور على أشكال الترفيه التي تتوافق مع موضوعك والتي سيجدها الضيوف جذابة ومناسبة.
11. تزيين المكان الخاص بك
واحدة من الخطوات الأخيرة التي ستتخذها استعدادًا لحفل العشاء الخاص بك هي تزيين المكان. اختر ألوانًا تكميلية جريئة وزينها لتتناسب مع المظهر الذي اخترته. استخدم القطع المركزية الفريدة والأعمال الفنية والدعائم لخلق بيئة مذهلة بصريًا لضيوفك وإضفاء أجواء احتفالية على الحدث الخاص بك.
نظرًا لأهمية تقديم جو فريد ، فقد يكون من الضروري التعاقد على المساعدة في الديكور. توجد مجموعة متنوعة من الشركات لمساعدة مخططي الأحداث على تزيين الأماكن بجميع الأشكال والأحجام وفقًا للموضوع ونظام الألوان. يتوفر لدى العديد قوالب ومواد لمجموعة واسعة من موضوعات الأحداث المشتركة.
12. ابحث عن متطوعين
بمجرد التخطيط لكل شيء ، ستحتاج إلى العثور على أشخاص للمساعدة في إعداد الحدث والحفاظ عليه. باستخدام شبكتك ومواردك داخل وخارج المنظمة ، ابحث عن متطوعين للمساعدة في الترحيب بالضيوف ، ومقعد الأشخاص ، وتقديم الطعام ، والمساعدة في التأكد من أن المساء يسير بسلاسة.
حظ سعيد!
يعد حفل العشاء الناجح أحد أفضل الطرق لكسب الدعم لمنظمتك ، ولكنه يتطلب أيضًا قدرًا كبيرًا من التخطيط والإعداد. التأكد من أن كل شيء على ما يرام قبل وصول ضيف واحد سيساعد المساء على التدفق بسلاسة وتقديم مؤسستك في ضوء احترافي. يعد جمع التبرعات أمرًا ضروريًا في نمو أي شركة أو منظمة غير ربحية ، والإدارة الفعالة لكل خطوة هي المفتاح لأمسية لا تنسى.
هذا المحتوى دقيق وصحيح وفقًا لأفضل معرفة للمؤلف ولا يُقصد به أن يحل محل المشورة الرسمية والفردية من محترف مؤهل.