نصائح وأفكار لتخطيط حفل عشاء لجمع التبرعات
تخطيط الحفلات
أنا أستمتع بمساعدة الناس في التخطيط والاستعداد لأحداثهم وحفلاتهم الكبرى.
يتطلب جمع الأموال لمؤسسة غير ربحية قدرًا كبيرًا من الدعم ويعتمد بشكل كبير على جامعي الأموال. يتطلب خلق الوعي وتسليط الضوء على أهمية مؤسستك تخطيطًا دقيقًا ودراسة وميزانية صارمة في كثير من الأحيان. حقيقة أن معظم أموال مؤسسة غير ربحية تأتي من التبرعات وغيرها من أشكال الدعم الخارجي تعني أنه يجب تصميم كل حفل عشاء مع مراعاة كل التفاصيل. فيما يلي بعض الطرق لتبسيط عملية التخطيط وخلق بيئة ترحيبية لمؤيديك.
اللجان المعينة
أحد مفاتيح التخطيط لحفل جمع التبرعات هو التأكد من فحص كل عنصر بعناية. يسمح تقسيم كل مهمة فردية إلى لجان تخطيط أصغر بإدارة كل جانب بشكل صحيح ويوفر نهجًا أكثر تركيزًا. سيكون لكل لجنة جدول أعمالها الخاص ، ولكن من المهم إقامة اتصال بين كل مجموعة خلال عملية التخطيط بأكملها. قم بتنظيم لجنة للمجالات التالية وحقق أقصى قدر من النجاح في عملية جمع التبرعات.
الدعوات
يعد البيان الواضح عن الغرض من حفل جمع التبرعات هو أفضل طريقة للعثور على الدعم لقضيتك. يجب أن تمتلك كل دعوة إحساسًا بالتخصيص وأن تحدد بوضوح الغرض من الحدث. كتابة الدعوات لحفل عشاء هو فن من المهم أن تتعرف عليه. يجب أن تتضمن المعلومات التاريخ والوقت والمكان وسعر الحدث وعنوان الرد على الدعوة. عند كتابة الدعوات وصياغتها ، إليك 7 أشياء يجب وضعها في الاعتبار.
نصائح لكتابة دعوة حفل
- اذكر بوضوح الغرض من حملة جمع التبرعات الخاصة بك ومن سيستفيد منها.
- قم بتضمين التفاصيل المتعلقة بالطعام والشراب مثل موعد تقديم العشاء ، وما إذا كان سيتم تقديم المشروبات أم لا ، وما إذا كان سيتضمن بارًا مفتوحًا أم نقودًا.
- دع الضيوف يعرفون شكليات الحدث. إذا كان حفل جمع التبرعات هو ربطة عنق سوداء ، فتأكد من تضمين تلك المعلومات.
- إذا كان الحدث يقام في مكان قد لا يكون الضيوف على دراية به ، فتأكد من تضمين الاتجاهات.
- سلط الضوء على موضوع حفل جمع التبرعات إذا كنت قد اخترت واحدة.
- ضع قائمة بأي عوامل جذب فريدة قد تساعد في جذب المؤيدين.
- يجب إرفاق بطاقة استجابة ويجب ترك مساحة لاسمهم وطريقة الدفع إن وجدت.
وسائل الترفيه
تم تصميم أحداث حفل جمع التبرعات مع وضع الأعمال في الاعتبار ولكنها توفر أيضًا المتعة والاسترخاء. تخلق الموسيقى الحية والعروض المسرحية والأحداث الأخرى بيئة فريدة ومريحة لضيوفك. سواء كان ذلك شيئًا بسيطًا مثل فرقة موسيقية حية أو باهظًا مثل الإنتاج ذي الطابع الخاص ، فإن إضافة الترفيه الحي ستجعل ضيوفك منشغلين أثناء جمع التبرعات. إذا اخترت موضوعًا ، فتأكد من حجز أعمال أو اختيار أشكال الترفيه التي تكمله.
أنشطة
جمع التبرعات هو كل شيء عن توليد رأس المال لسبب وجيه. قد يكون من الصعب أحيانًا جمع الأموال ، لكن بعض الأحداث تسمح بالمرح والطرق المجزية لتوليد الدخل. يمكن التخطيط للمزادات والسحوبات وأنشطة أخرى وتكون قادرة على تقديم طريقة جذابة لجمع التبرعات وتزويد الضيوف بشيء للاحتفال بالحدث. تتضمن بعض الأفكار الخاصة بحفل جمع التبرعات ما يلي:
- يانصيب
- الرجوع فى البيع
- غسيل سيارة
- ليلة كازينو
- بطولة الجولف الخيرية
- ليلة البنغو
العلاقات العامة / التسويق
يعتمد نجاح أي حدث احتفالي على نشر الكلمة حول قضيتك. يمكن لفريق العلاقات العامة والتسويق الناجح إنشاء رعاة بالإضافة إلى دعم قضيتك. ساعد جامع التبرعات في حفلتك في الوصول إلى إمكاناتها الكاملة من خلال العمل مع المهتمين ولديهم القدرة على المساعدة في تعزيز قضيتك. فيما يلي بعض الطرق الفعالة للوصول إلى الداعمين المحتملين:
نصائح دعائية
- استخدم مواقع التواصل الاجتماعي المجانية لنشر الخبر عن مؤسستك والتواصل مع من يدعمونها.
- اتصل بالجريدة المحلية واطلب منهم إضافة الحدث الخاص بك إلى تقويم الأحداث الخاصة بهم.
- تسليط الضوء على الحدث على بلوق الخاص بك. إذا لم يكن لديك بالفعل مدونة لمؤسستك ، فابدأ بمدونة لإبقاء الأفراد على اطلاع بما تهدف شركتك إلى تحقيقه.
- اتصل بالمدونات والمنظمات الأخرى التي تدعم قضيتك أو لديها أهداف مماثلة واسأل عما إذا كانت سترتبط بحدثك أو تروج له.
- إنشاء منشورات مذهلة بصريًا وتوزيعها على الشركات المحلية.
- أرسل بيانات صحفية إلى الصحف والمجلات المحلية التي تسلط الضوء على مؤسستك وحفل جمع التبرعات الخاص بك.
زينة
إنشاء بيئة فريدة لجمع التبرعات الخاصة بك أمر لا بد منه. سواء كان موضوعًا شائعًا لجمع التبرعات أو من إبداعاتك الخاصة ، فإن الديكورات الأنيقة توفر بيئة ممتعة لجميع المعنيين. كل حفل لجمع التبرعات هو تجربة فريدة ويجب أن تعكس كل زخرفة إحساسًا بالألفة وتساعد في بناء بيئة لا تُنسى.
قد تكون ليلة لاس فيجاس أو ليلة الكازينو مثالاً على حملة جمع التبرعات ذات موضوع معين. يمكن أن تشمل الديكورات الخاصة بك مدخل لاس فيجاس ، وقطع مركزية لألعاب الصالون ، وطاولات بطاقات ، ونظام ألوان قد يجده المرء في الكازينو. تشمل الأنشطة ألعاب الحظ والجوائز التي يحظى الضيوف المحظوظون بفرصة الفوز بها. يوفر إنشاء بيئة فريدة للضيوف الترفيه والأجواء الجميلة مع جمع الأموال لمؤسستك.
رعاية
يتطلب التخطيط لحدث احتفال راقى قدرًا كبيرًا من رأس المال. من أجل التخطيط لكل حدث بشكل مثالي ، من المرجح أن يتطلب الحدث رعاية. سيستغرق حشد الدعم لقضيتك قدرًا كبيرًا من التواصل وبناء علاقات عمل قوية ، كما أن وجود لجنة مكرسة لهذه المهمة أمر ضروري للغاية من أجل إنتاج حفل العشاء النهائي . فيما يلي بعض النصائح للحصول على رعاية لحدثك:
كيفية البحث عن الرعاة والاحتفاظ بهم
- بناء شبكة قوية: قد يتمكن الشركاء والموظفون وأعضاء مجلس الإدارة والأفراد الآخرون المرتبطون بشكل وثيق بمؤسستك من تقديمك إلى الرعاة المحتملين والمساعدة في توسيع شبكتك.
- إجراء البحث: هناك مجالات لا حصر لها يمكن الحصول على الرعاية ، وهناك مجموعة واسعة من الشركات المهتمة. تعرف على الشركات التي تجند الرعاية ومعرفة ما إذا كانت تتناسب مع مؤسستك.
- الاتصال بوسائل الإعلام المحلية: الصحف المحلية ومحطات الراديو حريصة على المشاركة في مجتمعها ويمكنها تقديم إعلانات مجانية وقد تكون أيضًا على استعداد للتبرع لمناسبتك.
- تقديم مزايا الراعي: امنح الرعاة مكافآت لإظهار تقديرك لدعمهم. توفر تصاريح VIP والإعلان عن شركتهم وروابط إلى مواقعهم وامتيازات أخرى للرعاة حافزًا لدعم مؤسستك وطرقًا لبناء علاقة تجارية طويلة الأمد.
- بناء علاقات دائمة: يعد العمل مع الرعاة وخلق علاقة مفيدة للطرفين طريقة رائعة لضمان استمرارهم في دعم مؤسستك. استمر في التواصل مع ممثلين عن رعاتك وتأكد من تلبية احتياجاتهم وكذلك احتياجاتك.
شكرا
هناك طريقة رائعة للحفاظ على نشاط شركتك في أذهان الضيوف وإظهار امتنانك وهي إرسال ملاحظات شكر إلى كل مشارك وضيف في حفل جمع التبرعات الخاص بك. تظهر علامة التقدير هذه للضيوف أنك مهتم بعلاقة دائمة وأن مساهمتهم لم تمر دون أن يلاحظها أحد.
يعتمد جمع الأموال لصالح مؤسسة غير ربحية بشكل كبير على بناء الثقة وإقناع الضيوف بأن قضيتك تستحق التبرع من أجلها. تعد حفلات العشاء الجماعية لجمع التبرعات هي الطريقة المثلى لتوسيع شبكتك وحشد الدعم لمؤسستك. يضمن التركيز بعناية على كل جانب من جوانب عملية التخطيط عدم نسيان أي تفاصيل. حفل عشاء مريح وممتع لجمع التبرعات سيريح المتبرعين ويفتح عقولهم (ومحافظهم) لقضيتك.
مصادر إضافية
أفكار جمع تبرعات ناجحة: تم جمعها بواسطة كاثي لا بلانت - قائمة من 35 فكرة قوية لحدث لجمع التبرعات.
نصائح لإنشاء حفل لجمع الأموال لأول مرة - من تاريخ العمل الخيري.
كتب للمساعدة في التخطيط لحدث لجمع الأموال - عدد قليل من الكتب المفيدة للمؤسسات لاستخدامها عند التخطيط لأحداث جمع الأموال الخاصة بهم.
10 عادات جامعي التبرعات الناجحين للغاية - من بين الطرق العديدة لجمع الأموال لمنظمة ما ، وجد جين جونسون (Otis Fundraising) أن هناك قاسمًا مشتركًا بينهم جميعًا هو أنه يجب تضمين هذه العادات العشر لجمع التبرعات الناجحة للغاية.
تعليقات
جون د في 27 يونيو 2016:
ماذا يحدث إذا كان لديك ساعة واحدة قبل عشاء جمع التبرعات وما زال متعهد الطعام لم يصل أو يرد على هاتفه؟
ميغان أوستن في 21 يونيو 2016:
نصائح مفيدة لتخطيط حفل عشاء. هذه الأفكار مفيدة حقًا لأولئك الذين يخططون لحدث عشاء. شكرا لك على معلوماتك.
نانسي تيت هيلامز من بندلتون ، كارولاينا الجنوبية في 29 أغسطس 2014:
أنا منخرط في الكثير من جهود جمع التبرعات ، لذا سيكون هذا مفيدًا للغاية. شكرا.
ميسالي في 26 فبراير 2013:
لقد ضربت كل التفاصيل! يمكن أن يكون التخطيط لجمع التبرعات / الحفلة مهمة صعبة للغاية ، geesh!